(2001年4月23日丽水市第一届人民代表大会常务委员会主任会议

第五次会议通过)

为了做好市人大常委会机关公文处理工作，使公文处理规范化、制度化、科学化，参照有关规定，结合本机关实际，制定本规定。

一、公文种类

(一)以常务委员会名义行文的有常务委员会公告、文件(决定、决议)和干部任免通知、函件等。

以常务委员会党组名义行文的有常务委员会党组文件。

(二)以常务委员会办公室名义行文的有常务委员会办公室文件、函件。

(三)以常务委员会工作委员会名义对外行文的有工作委员会函件。

二、公文格式

公文一般由发文机关、秘密等级、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关及公章、发文时间、主题词、抄送机关和印制时间等组成。

(一)发文字号应包括机关代号、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文号。

常务委员会文件的发文字号用“丽人大常(200×)×号”，常务委员会函件的发文字号用“丽人大常函(200×)×号”，常务委员会干部任免通知的发文字号用“丽人大常干(200×)×号”；常务委员会党组发文字号用“丽人大常党(200×)×号”；常务委员会办公室文件的发文字号用“丽人大常办(200×)×号”，常务委员会办公室函件的发文字号用“丽人大常办函(200×)×号；

“公告”、“市人大常委会会议纪要”、“主任会议纪要”、“审议意见”等用专用版头，按届、期顺序编号。

(二)公文标题由发文机关、事由、公文种类组成，标题中除法律、法规名称外，一般不用标点符号。

(三)发文机关一般写全称或规范化简称，并加盖印章。

(四)发文日期，必须写明年、月、日，以机关负责人签发的日期为准；联合发文的，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

(五)主题词由公文内容、主要特征和文种组成，标注于抄送机关上方，用黑线隔开。

三、行文关系

(一)常务委员会及其办公室应按级行文。如遇特殊情况必须越级行文时，应抄报所越过的机关。

(二)上行文一般主送一个机关，如需报其它相关机关，可用“抄送”形式。

(三)常务委员会可向市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院，以及市人民政府所属部门行文；可向常务委员会组成人员及各工作委员会行文；可向省人民代表大会常务委员会及各专门委员会或各办事机构行文；可向各县(市、区)人民代表大会常务委员会行文。

(四)常务委员会党组可向市委、市纪委，以及市委各部门行文。

(五)常务委员会办公室为了传达常务委员会、主任会议决定的事项，可向市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院，以及市人民政府的所属部门行文；可向市人民代表大会常务委员会组成人员或人民代表行文；可向省人民代表大会常务委员会办公厅及有关专门委员会、工作委员会行文；可向各县(市、区)人大常委会行文，必要时可与有关部门联合行文。

(六)常务委员会和办公室、各工作委员会可以向相隶属的或不相隶属的机关发函。

四、公文制发程序

公文的制发程序一般包括拟稿、核稿(会签)、签发、编号、印制、盖章、分发等。

(一)拟稿

1、综合性文件一般由常务委员会办公室有关科室负责拟稿，专业性文件由有关工作委员会拟稿。

2、草拟各种文件，应逐项填写“发文稿纸”，放在公文之前。

3、拟稿时应注意：

(1)要符合宪法、法律、法规和党的方针、政策，体现地方国家权力机关的性质、任务和工作方法。

(2)情况属实，观点明确，条理清楚，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(3)公文中的年月日、人名、地名、单位名、文件名称、事物名称等，一般不用简称，如使用简称，应用规范化简称，并加括号说明。

(4)结构层次按以下顺序排列：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(5)公文中的数字，除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句，以及两个数字并列使用，表示概数(如三五天等)应使用汉字外，其余均应使用阿拉伯字。

(6)必须使用国家法定计量单位。

(7)引用公文应先引标题，后引发文号。

(8)请示与报告必须分开。凡要求上级机关批复的，用“请示”；凡陈述情况、汇报工作和提出建议的用“报告”。请示应一文一事。

(9)凡拟写具有机密内容的公文，必须严格按保密规定执行，划定并标明秘密等级。

(二)核稿

1、以常务委员会、常务委员会党组、常务委员会办公室名义发的公文，由办公室秘书人事科负责核稿。

2、核稿的重点是：是否需要行文；是否符合国家法律、法规和党的方针、政策，提法是否妥当；是否需要联合发文；是否需要有关部门会签；发文范围是否妥当；是否与上级机关的文件相矛盾；文字表述、文种、公文格式是否符合要求等。

3、核稿时，对不成熟或需作大量修改的文稿，一般退回改写。核稿部门和拟稿单位意见不一致而又难以统一的，应报请秘书长或办公室主任决定。

4、常务委员会办公室需要和有关部门联合行文的，应事先取得联系并经过常务委员会办公室秘书人事科核稿。

(三)签发

各类公文必须经有关领导审定、签发。签发时，有关领导签署意见和时间。

1、常务委员会公文文稿，由办公室领导审核，常务委员会主任、副主任签发；经授权，也可由秘书长、副秘书长签发。

2、常务委员会党组公文文稿，由办公室领导审核，常务委员会党组书记或副书记签发。

3、常务委员会办公室公文文稿，由办公室主任签发；重要的或涉及面广的，由秘书长签发。

4、常务委员会各工作委员会函件由常务委员会各工作委员会主任签发。

5、“常务委员会会议纪要”、“主任会议纪要”、“审议意见”等公文，一般由秘书长或分管副秘书长签发；重要的送常务委员会主任或副主任签发。

(四)编号

常务委员会和办公室、工作委员会的文稿经签发后，凡需编号的，应由常务委员会办公室秘书人事科负责登记、编号。

(五)印制

1、常务委员会和办公室公文，由办公室秘书人事科按照发文范围，确定发文份数。

2、文稿由秘书人事科统一安排打字和发排。

3、文件清样由拟稿单位负责校对。校对中需作变动的，须征得审核和签发人同意，并在原稿上予以更改。

4、清样后的公文，由秘书人事科负责印刷。

5、工作委员会的函件由有关工作委员会的办事机构负责送印、校对等。

(六)盖章

公文印制完毕后，除公告、会议纪要等外，应由办公室秘书人事科加盖公章，联合下发的文件，联合发文机关都需盖章。工作委员会的函件，由有关工作委员会的办事机构加盖公章。

(七)分发

常务委员会和办公室的公文加盖公章后，由办公室秘书人事科负责复核，并按要求及时分发有关单位；份数较多、时间较紧的公文，有关工作委员会的办事机构协助复核、分发。工作委员会的函件由有关工作委员会的办事机构分发。

五、文件处理程序

文件处理程序一般包括签收、拆封、登记、拟办、传阅、承办、催办、归档等。

(一)签收

送常务委员会和办公室、各工作委员会的文、电、函件，由办公室秘书人事科统一签收。

(二)拆封

1、送常务委员会和办公室的公文，由办公室秘书人事科文书人员负责拆封，并在公文右上角加盖收文专用章，填写收文时间、编号、份数等。

2、写明由常务委员会领导人亲收的信件交领导人或其指定的人员拆封。

3、写明由常务委员会各工作委员会收的信件，由各工作委员会拆封。

(三)登记

一般按来文机关分级分类进行登记编号。凡各级机关发送的文件、内部刊物、传真电报、材料和下级机关报送的请示、报告等均应进行登记。一些事务性的、一般性的通知、出版物、简报、统计资料等可不登记。

(四)拟办

文件登记后，贴上文件处理单，由文书送办公室主任或副主任提出拟办意见。信访材料一般送信访科登记处理。

(五)传阅按照拟办意见和领导指示，送有关领导和人员传阅，传阅顺序要先送主管领导、分管领导和承办人员，后其他领导和人员。要随时掌握文件去向，以免漏传、误传和延误。

每周五上午，离退休干部和机关工作人员可到阅文室阅看有关文件。

(六)承办

1、承办原则上按分工归口办理。对领导有具体批示的，按批示办理；没有批示的，按文件精神或有关规定办理。一时难以办理的，承办部门要向来文单位或有关领导说明情况。

2、公文办理后，承办部门应在收文处理单上注明办理情况和结果。

3、需两个以上部门联合办理的，主办部门要及时与有关部门协商办理。

(七)催办

公文催办一般由办公室秘书人事科承担。属于各工作委员会转办的，由有关工作委员会催办。对于急件、要件，应重点催办，并及时将办理情况向有关领导汇报。

催办可采用电话、函件、催办单等形式，也可登门查询。

六、文书立卷和归档

(一)立卷归档的范围

1、凡具有可查考利用价值的各种外来文件、传真电报、重要参阅件、资料等，均属于归档范围。

2、凡本机关制发的各种文件、出版物、简报、讲话稿，以及印模、照片、音像制品，包括定稿和底稿等均需立卷归档。

(二)立卷归档分类

立卷归档大体分为会议、换届选举、代表工作、综合、自身建设、机关事务、信访和外来文件等8类。

(三)立卷归档的办法

凡市人民代表大会、常务委员会、常务委员会主任会议、常务委员会召开的其它会议等所形成的文件材料、大事记和外来文件材料，由办公室秘书人事科文书整理归档；常务委员会、主任会议、党组会议材料，由会议记录人员整理后交文书归档；各工作委员会文件材料，由各工作委员会整理后交文书归档。

(四)归档应注意

1、草拟、修改和签批公文，必须使用钢笔或毛笔，在文稿装订线内书写。

2、公文办完后，应及时将文件定稿、底稿和有关材料整理归档。

3、其他处室和个人都不得保存应当归档的公文及有关资料。

4、联合发文的，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。